Polityka prywatności NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Polityka Prywatności

Nasza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej pod adresem https://festiveexperts.com oraz usług związanych z organizacją wydarzeń korporacyjnych na terenie Polski. Dokument ten został przygotowany z myślą o transparentności oraz zapewnieniu najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji w relacjach z klientami korporacyjnymi, partnerami biznesowymi oraz użytkownikami odwiedzającymi nasz serwis.

Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych w związku z przygotowaniem, planowaniem i obsługą wydarzeń, gal, programów integracyjnych i innych formatów eventowych świadczonych przez NAXSOL ENTERPRISES LTD na rzecz klientów w Polsce.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Opisujemy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z Twoją aktywnością na stronie internetowej oraz podczas kontaktu z naszym zespołem. W zależności od charakteru współpracy i sposobu kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail służbowy lub prywatny,
• numer telefonu kontaktowego,
• nazwę firmy, stanowisko oraz dane identyfikujące organizację, którą reprezentujesz,
• informacje przekazywane podczas zapytań ofertowych dotyczących wydarzeń, takich jak charakter spotkania, liczba uczestników, preferowana lokalizacja oraz budżet,
• dane przekazywane w trakcie rezerwacji usług eventowych, w tym dane osób kontaktowych po stronie klienta,
• treść korespondencji prowadzonej z naszym zespołem, w tym wiadomości elektronicznych oraz informacji przekazywanych telefonicznie lub za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/,
• podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce) – w zakresie opisanym w sekcji dotyczącej plików cookies.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia umowy dotyczącej organizacji wydarzenia lub udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Wszystkie zebrane dane wykorzystujemy wyłącznie do jasno określonych i zgodnych z prawem celów związanych z realizacją naszych usług premium w obszarze eventów korporacyjnych. W szczególności przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• przygotowanie, przedstawienie i doprecyzowanie oferty współpracy w odpowiedzi na Twoje zapytanie dotyczące organizacji wydarzenia,
• zawarcie i realizacja umów obejmujących kompleksową organizację wydarzeń korporacyjnych, gal, programów integracyjnych oraz wieczorów rozrywkowych,
• obsługa bieżącej komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi, w tym uzgadnianie detali produkcyjnych, harmonogramów i wymagań organizacyjnych,
• zapewnienie prawidłowego działania strony internetowej oraz poprawy jakości świadczonych przez nas usług, w tym analizowania ruchu na stronie w celu optymalizacji treści i struktury,
• budowanie i utrzymywanie relacji biznesowych z klientami korporacyjnymi oraz prezentowanie aktualnych informacji o naszych usługach eventowych,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie rachunkowości i archiwizacji dokumentów.

Dane nie są wykorzystywane do profilowania w rozumieniu RODO w sposób wywołujący skutki prawne wobec użytkownika ani w inny podobnie istotny sposób. Nie prowadzimy działalności w zakresie gier hazardowych online, a wszelkie elementy rozrywkowe, takie jak symulacyjne stoły do gier czy zabawy z fikcyjną walutą, mają wyłącznie charakter eventowy i integracyjny.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Wskazujemy podstawy prawne przetwarzania danych w świetle polskich przepisów oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). W zależności od konkretnej sytuacji, przetwarzanie może odbywać się na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, w przypadku gdy zapisujesz się na komunikację marketingową lub dobrowolnie wyrażasz zgodę na otrzymywanie informacji o naszych usługach i ofertach specjalnych,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja umowy, gdy przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy dotyczącej organizacji wydarzenia korporacyjnego lub innej formy współpracy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, obejmujący w szczególności dochodzenie lub obronę roszczeń, utrzymanie relacji z klientami biznesowymi, prowadzenie analiz i statystyk użycia strony oraz zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, gdy przetwarzanie danych jest konieczne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa polskiego, w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego.

W każdym przypadku starannie oceniamy, czy przetwarzanie jest adekwatne, ograniczone do niezbędnego zakresu oraz oparte na właściwej podstawie prawnej. Jeśli poprosimy Cię o wyrażenie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

5. Udostępnianie i przechowywanie danych

Informujemy, komu mogą być udostępnione Twoje dane oraz przez jaki okres będą przechowywane. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, które wspierają nas w realizacji usług eventowych lub obsłudze serwisu internetowego, w tym w szczególności:

• sprawdzonym podwykonawcom uczestniczącym w organizacji wydarzeń (np. operatorom technicznym, obiektom eventowym, dostawcom cateringu, artystom i prowadzącym), w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego projektu,
• podmiotom świadczącym usługi IT i hostingowe, w tym dostawcom serwerów oraz narzędzi analitycznych,
• doradcom prawnym, podatkowym lub księgowym – jeśli jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych lub obrony naszych praw,
• innym podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dane nie są co do zasady przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że wynika to z wykorzystywania określonych narzędzi informatycznych. W takich sytuacjach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy transferu danych.

Okres przechowywania danych jest uzależniony od celu przetwarzania. Dane związane z realizacją umów i projektów eventowych przechowujemy przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu – przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących archiwizacji dokumentów oraz przedawnienia roszczeń. Dane pozyskane na podstawie zgody przechowujemy do momentu jej wycofania, ograniczenia lub upływu okresu, na jaki została udzielona, chyba że przepisy prawa nakazują dłuższe przechowywanie.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Wyjaśniamy, jak możesz skorzystać ze swoich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z RODO przysługuje Ci w szczególności prawo do:

• uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane oraz dostępu do tych danych,
• sprostowania danych, jeśli są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe,
• ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – w szczególności w kontekście komunikacji marketingowej oraz analiz statystycznych,
• żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma już podstaw prawnych do ich dalszego przechowywania,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest zautomatyzowane,
• wycofania wcześniej udzielonej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z powyższych praw, możesz skontaktować się z nami poprzez formularz na stronie /contact-us/ lub korzystając z danych kontaktowych wskazanych w dokumentacji przekazywanej podczas współpracy. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

7. Pliki cookies i technologie śledzenia

Opisujemy sposób wykorzystywania plików cookies oraz pokrewnych technologii w celu analizy ruchu na stronie i poprawy jakości doświadczenia użytkownika. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie), które umożliwiają rozpoznanie przeglądarki i dostosowanie działania serwisu do indywidualnych preferencji.

Na naszej stronie mogą być wykorzystywane w szczególności następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – zapewniają poprawne wyświetlanie strony oraz podstawowe funkcje nawigacyjne,
• cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać wybrane przez Ciebie ustawienia i usprawniają korzystanie z serwisu,
• cookies analityczne – pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, abyśmy mogli poprawiać jego strukturę, treści oraz użyteczność.

W ustawieniach przeglądarki możesz w każdej chwili zarządzać plikami cookies, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu. Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych plików cookies znajdziesz również w dokumencie Polityka Cookies.

8. Zmiany w polityce prywatności

Informujemy o możliwości aktualizacji polityki prywatności i sposobie informowania użytkowników o tych zmianach. Ze względu na rozwój naszych usług, zmiany w ofercie eventowej oraz ewolucję przepisów prawa, treść niniejszej polityki może być okresowo aktualizowana.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie https://festiveexperts.com/privacy-policy/. O istotnych zmianach, które mogą mieć wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, możemy dodatkowo poinformować za pośrednictwem komunikatu na stronie głównej lub bezpośrednio w korespondencji z klientami biznesowymi.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią dokumentu, zwłaszcza przed przekazaniem nam nowych danych osobowych lub zawarciem kolejnej umowy dotyczącej organizacji wydarzenia.